たった3ステップ。100年以上も使われているタスク管理術「アイビー・リー・メソッド」実践方法

もっと生産的になりたいときは、生産性に長けた人を参考にすると良いでしょう。

たとえば、金融関連のブログは現代のCEOたちの仕事習慣についてのインタビューを常に掲載していますが、それらはあまり刺激的ではありません。

彼らはいつも瞑想することやメールを返さないことが成功の鍵だと言います。

ですが、これは瞑想する時間やリソースがなく、未返信のメールを開いてくれるアシスタントを持てるほどの余裕のない一般人にはあまり役立ちません。

それなら、真のインスピレーションを得るために、過去に遡ってみると良いでしょう。

現代の広報の創始者であるアイビー・リーは、100年以上にわたってその名を残しているほど優れた「アイビー・リー・メソッド」を考案しました。

ここでは、その方法をご紹介します。

私の人生の夢は、「自分の名前が永遠に語り継がれるような、ユニークで素晴らしいことを成し遂げる」ことですが、短期的な目標は「毎日の基本的なタスクをこなす」ことです。

アイビー・リーは、その両方を成し遂げることができました。彼は1920年代の大企業にとって、より多くのことを達成できるための方法として、「アイビー・リー・メソッド」を考案したのです。

このメソッドの大きなポイントとして、管理しやすく優先順位をつけたやるべきことリストを作成し、それが完了するまで守ることにあります。

その方法自体はシンプルで、「前日に翌日のタスクを6つ書き出す」「優先順位をつける」「翌日にタスクをもとに仕事を進める」の3ステップです。

STEP1：前日に翌日のタスクを6つ書き出すまずは、毎日の仕事の終わりに、翌日に完了しなければならない6つのタスクを書き出します（金曜日であれば、月曜日にやるべきことを書きます。もちろん、週末の休息も生産性のために重要なことを忘れないでください）。

ここでポイントとなるのが、6つ以上は書かないようにすることです。リストが管理可能であることが目的であり、終わりのないものにしないようにするため、翌日にもっとも重要な6つのことを判断して決めます。

STEP2：優先順位をつける次に、それらの優先順位をつけます。これは自分に合った方法で行なえますが、アイゼンハワーマトリックスのような方法を使用して、どのタスクがもっともタイムリーで緊急であるかを判断するようにしましょう。

手書きでやるべきことリストを書くことは有益です。デジタルノートやドキュメントに書いても良いですが、手書きにすることで脳にしっかりと刻まれます。

STEP3：仕事を進めるそして、翌日、作成したリストをもとにして、仕事に取り掛かります。

朝一番に最初のタスクからはじめ、次のタスクに移る前に、作成したリストのタスクを完全に終わらせます。この方法を続けて、一度に1つのタスクやプロジェクトに集中することで、ディープ・ワークをする能力を引き出します。

仕事が終わったとき、未完了のものがあった場合、翌日のリストに移し、タスクが合わせて6つになるように、新しいタスクを追加します。

タスクを翌日に繰り越すことで、それらが確実に完了するようにしますが、「タスクは繰り越せる」ことを意識することで、圧倒されることはありません。

ただし、タスクはできるだけ細かくするように心がけてください。

たとえば、「四半期末レポートを作成」を1つのタスクとして書くのではなく、細分化します。データを収集して分析することがレポート作成の一歩であれば、それを1つのタスクとします。また、プレゼンテーションに入力することが別のステップであれば、それも1つのタスクとします。

これは、紙でリストを作成するほか、カレンダーやデジタルデバイスを使うと思います。ツールにこだわるのも悪くはないですが、何よりも重要なのは、先述したように「タスクは6つ」「優先順位をつける」「未完了のタスクを放棄しない」ことです。

持ち越しになったタスクは、翌日では優先してこなすようにしましょう。そして、すべて完了するようにしてください。