ToDoリストの優先順位を決める効果的な方法2つ。「視覚化」すると優先すべきタスクが見えてくる

時には、タスクリストにあるタスクそのものではなく、タスクを整理してどこからはじめるべきか決めること自体に圧倒させられることがあります。

「カエルを食べる（いやな仕事に真っ先に取り組む）」戦略や「1-3-5のタスクリストを作成する」などの戦略を用いてタスクを優先順位付けし、すべて完了するためのスケジュールを立てる前に、まずその大きなタスクが何であるか、そしてそれらに取り組むための自分のキャパシティを把握する必要があります。

こういったことを視覚化したほうがわかりやすいと思うタイプの方向けに、タスクを石や岩に見立てて考える2つの戦略を紹介します。

それは「ピクルスの瓶理論」と「大きな岩の理論」です。

ピクルスの瓶理論は、視覚的に物事を考えたり処理したりする人にとって、とてもよい頭の体操になります。

これは2002年にJeremy Wright氏によって考案されたもので、ピクルスの瓶の中身には限りがあるという考えに基づいています。あなたの1日もそうです。ピクルスの瓶に詰め込める量が限られているように、1日にできることは限られています。

あなたの1日をピクルスの瓶に見立てたとき、その瓶の中には3つのものが詰まっていると想像してください。それは岩、小石、砂です。

これらは日々のやるべきことを表していますが、それぞれが異なるサイズであることがわかります。砂や小石のような小さなものは、岩よりもたくさん入れることができますが、それでも岩が瓶の半分を占めることがあります。

この理論を使うには、1日の仕事を分類することが必要です。

まず、すべてのタスクを書き出してから、アイゼンハワー・マトリックスを使って優先順位付けをします。アイゼンハワー・マトリックスは、緊急かつ重要なタスク、緊急ではあるが重要ではないタスク、重要ではあるが緊急ではないタスク、そして重要でも緊急でもないタスクを見極めるのに役立ちます。

【岩】重要かつすぐに取り掛かる必要がある、あるいは多くの時間を費やす大きな仕事であるものです。たとえば、テスト勉強、仕事での大きなプロジェクトの仕上げ、家の掃除などは、岩のような大きさの仕事になります。

【小石】やることは重要だけれども、すぐには必要でなかったり、膨大な時間がかかったりするものです。石の数にもよりますが、かなりの数を瓶に収めることができます。

【砂】1日を続けるために必要なこと、あるいはただやっておきたい小さなことを表しています。砂は最後に瓶に入り、大きなものの隙間を埋めるものです。砂は、メールに返信したり、ミーティングに行ったり、母親に電話をかけたり、リラックスしたりと、何でもいいのです。これらは必ずしも緊急で時間がかかるものではありませんが、それでもあなたの仕事や精神的な健康にとって重要なものです。

瓶の中に石を1～3個、小石を3～5個、そして入るだけの砂を入れている自分をイメージしてください。やるべきことのすべてが常にそこに入るわけではないことを理解し、どの岩、小石、砂を翌日の瓶のために取っておくかを決めることができます。

この方法は、自分のキャパシティを具体的に示すと同時に、1日が「岩」や「小石」でいっぱいでも、「砂」を入れる余地があることを思い出させてくれます。

生産性を上げるには休憩が不可欠なので、砂の1部を楽しいものにすることも忘れないように、また岩や小石をあまり詰め込みすぎて、砂を一切入れる余裕がなくなることがないようにしてください。

また、他人も自分と同じように瓶を持っていて、その瓶が自分の瓶と同じようにいっぱいかもしれないことを忘れないでください。

そのうえで「小石」の仕事をチームメイトに任せるか、不要な仕事を完全に排除することを検討しましょう。ちなみにアイゼンハワー・マトリックスでは、緊急でも重要でもない仕事がこれにあたります。