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上司から「100個のアイデアを出して」と言われたらどうするか…仕事が異常に早い人が無茶ぶりに応えられるワケ
デジタルハリウッド大学の橋本大也教授は、AIサービスを活用することで効率的に働く方法を提案しています。具体的には、ChatGPTを利用して調査や資料作成、メール作成などの手間がかかる作業を素早く完了させることができます。
Web検索を例に挙げると、人力で行う場合には6つのステップが必要ですが、ChatGPTを活用すればわずか4つのステップで済みます。ChatGPTを使えば、特に(4)と(5)の段階が迅速に完了し、求める情報に簡単にアクセスできます。
ChatGPTを使って文章作成やメール作成などの作業を効率化することも可能です。ChatGPTに原案を書いてもらうことで、時間を節約しつつクオリティの高い文章を作成できます。コミュニケーションや業務効率化においてChatGPTは強力なツールとなり得ます。
どうすれば効率よく働けるのか。デジタルハリウッド大学の橋本大也教授は「本当に重要な仕事に時間を割くために、AIサービスを活用すればいい。ChatGPTを使えば、調べ物や資料作成、メール作成など手間のかかる作業を一瞬で終えられる」という――。
※本稿は、橋本大也『頭がいい人のChatGPT&Copilotの使い方』(かんき出版)の一部を再編集したものです。
■人力で行うWeb検索にはいくつのステップがあるのか
ChatGPTやCopilotを活用すれば、これまで人間が1つひとつ対応していた面倒なことや時間のかかる作業が、まるで魔法のように一瞬で完了します。
本稿では、ChatGPTを想定した具体例を挙げます。
これまで、気になるキーワードや知りたいテーマをWeb検索する場合、以下のような手順を踏むのが一般的でした。
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(1)GoogleやYahoo!などといった検索エンジンを立ち上げる
(2)ほしい情報が得られそうなキーワードを決める
(3)キーワードを検索窓に入力する
(4)検索結果を見て、求める情報が掲載されていそうなページを選ぶ
(5)ページの中身を熟読し、求める情報を探す
(6)求める情報が得られるまで、(2)~(5)、もしくは(4)~(5)を繰り返す
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普段何気なく行っているWeb検索を分割してみると、実に6ステップに及ぶことがわかります。
特に時間がかかるのは(4)と(5)でしょう。Web検索に慣れている人や、知りたいテーマに精通している人ならば、すぐに答えにたどり着けるでしょうが、そうでないと意外と時間を取られてしまうものです。
■ChatGPTならWeb検索よりはるかにスピーディーに済む
一方、ChatGPTであれば、以下の4ステップで済みます。
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(1)ChatGPTを立ち上げる
(2)質問を入力する
(3)ChatGPTの答えを読み、求める情報を探す
(4)求める情報が得られるまで、(2)~(3)を繰り返す
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たとえば、部下との1on1のコツを知りたいとしたら、次のようにそのまま「部下との1on1のコツの要点を短く5つほどにまとめて教えてください」と、ChatGPTに質問すればいいのです。図版1のようにシンプルに答えてくれます。
明確で具体的な質問であればあるほど、すぐに明快な答えが得られるため、Web検索に比べて格段にスピーディーです。
さらにChatGPTの場合、キーワードを与えて指示すると、そこからどんどん作業を進めてくれます。キーワードをもとにリストを作り、そのリストをもとに表を作る。その後、各表の中に記載する内容を生成する……といった作業も簡単にできます。これは従来のWeb検索では実現できなかったことです。
■お礼メールはChatGPTに書かせて時間を節約
〈文章作成〉
ビジネスパーソンの仕事の大半は、メールや報告書、企画書など、「考えをまとめて文章を作ること」だと言えるでしょう。
ChatGPTに原案を作ってもらえば、時間を節約しつつクオリティの高い文章を作成できます。たとえば、「初めて商談をした相手に対するお礼メールを500字程度で書いてください」とお願いしてみます。すると、以下のように返してくれます。
「職場の50周年記念のパーティーの告知メールを作成してください」とプロンプトに入れると、以下のようなメール文をすぐに用意してくれます。
さらに、「私の職場はかんき出版です。開催日は7月1日 会場はかんき出版セミナールーム カジュアルな文体で」とお願いすれば、以下のように、カジュアルな文体にアレンジしてくれました。
その他、謝罪文をChatGPTに書いてもらって精神的な負担を軽減する、自分がざっくり書いた文章をChatGPTにチェックしてもらって、ブラッシュアップするといった活用法もあります。