上司から「100個のアイデアを出して」と言われたらどうするか…仕事が異常に早い人が無茶ぶりに応えられるワケ

どうすれば効率よく働けるのか。デジタルハリウッド大学の橋本大也教授は「本当に重要な仕事に時間を割くために、AIサービスを活用すればいい。ChatGPTを使えば、調べ物や資料作成、メール作成など手間のかかる作業を一瞬で終えられる」という――。

　※本稿は、橋本大也『頭がいい人のChatGPT＆Copilotの使い方』(かんき出版)の一部を再編集したものです。

■人力で行うWeb検索にはいくつのステップがあるのか

　ChatGPTやCopilotを活用すれば、これまで人間が1つひとつ対応していた面倒なことや時間のかかる作業が、まるで魔法のように一瞬で完了します。

　本稿では、ChatGPTを想定した具体例を挙げます。

　これまで、気になるキーワードや知りたいテーマをWeb検索する場合、以下のような手順を踏むのが一般的でした。

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(1)GoogleやYahoo！などといった検索エンジンを立ち上げる

(2)ほしい情報が得られそうなキーワードを決める

(3)キーワードを検索窓に入力する

(4)検索結果を見て、求める情報が掲載されていそうなページを選ぶ

(5)ページの中身を熟読し、求める情報を探す

(6)求める情報が得られるまで、(2)～(5)、もしくは(4)～(5)を繰り返す

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　普段何気なく行っているWeb検索を分割してみると、実に6ステップに及ぶことがわかります。

　特に時間がかかるのは(4)と(5)でしょう。Web検索に慣れている人や、知りたいテーマに精通している人ならば、すぐに答えにたどり着けるでしょうが、そうでないと意外と時間を取られてしまうものです。

■ChatGPTならWeb検索よりはるかにスピーディーに済む

　一方、ChatGPTであれば、以下の4ステップで済みます。

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(1)ChatGPTを立ち上げる

(2)質問を入力する

(3)ChatGPTの答えを読み、求める情報を探す

(4)求める情報が得られるまで、(2)～(3)を繰り返す

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　たとえば、部下との1on1のコツを知りたいとしたら、次のようにそのまま「部下との1on1のコツの要点を短く5つほどにまとめて教えてください」と、ChatGPTに質問すればいいのです。図版1のようにシンプルに答えてくれます。

　明確で具体的な質問であればあるほど、すぐに明快な答えが得られるため、Web検索に比べて格段にスピーディーです。

　さらにChatGPTの場合、キーワードを与えて指示すると、そこからどんどん作業を進めてくれます。キーワードをもとにリストを作り、そのリストをもとに表を作る。その後、各表の中に記載する内容を生成する……といった作業も簡単にできます。これは従来のWeb検索では実現できなかったことです。

■お礼メールはChatGPTに書かせて時間を節約

　〈文章作成〉

　ビジネスパーソンの仕事の大半は、メールや報告書、企画書など、「考えをまとめて文章を作ること」だと言えるでしょう。

　ChatGPTに原案を作ってもらえば、時間を節約しつつクオリティの高い文章を作成できます。たとえば、「初めて商談をした相手に対するお礼メールを500字程度で書いてください」とお願いしてみます。すると、以下のように返してくれます。

　「職場の50周年記念のパーティーの告知メールを作成してください」とプロンプトに入れると、以下のようなメール文をすぐに用意してくれます。

　さらに、「私の職場はかんき出版です。開催日は7月1日　会場はかんき出版セミナールーム　カジュアルな文体で」とお願いすれば、以下のように、カジュアルな文体にアレンジしてくれました。

　その他、謝罪文をChatGPTに書いてもらって精神的な負担を軽減する、自分がざっくり書いた文章をChatGPTにチェックしてもらって、ブラッシュアップするといった活用法もあります。