部下へのLINE「4行以上の長さ」はアウトな理由 メッセージは短ければ短いほどいい
仕事でのチャットツール活用について、自己管理術の専門家がメッセージの送り方の重要性を説明。
LINEの活用方法やメッセージの長さについて、効率的なコミュニケーションのポイントを解説。
メッセージを短くまとめることで効率良くタスクを進める方法について詳細に説明。
ここのところビジネスの場でチャットツールの活用が広がり、社内にとどまらず、取引先などとのやり取りもチャットで行うのは珍しくありません。自己管理術の専門家であるゴンドー優希さんも、主にLINEを使って仕事をこなしていますが、「メッセージの送り方次第で、仕事の効率が大きく変わる」と感じているそうです。ゴンドーさんの著書『実行の鬼 最速で結果を出すためのエクストリーム自己管理術』の内容に新たなインタビューを加え、他人を動かすメッセージ術について解説します。
■文章は短く、事実をベースに伝える
私は日々、あらゆる物事をタスク化してスケジュール管理を行っていますが、誰かと仕事をする場合、相手との無駄なやり取りは極力減らして効率的にタスクをこなしていかねば、全体のスケジュールに影響しかねません。そこで、メッセージのやり取りには常に工夫をこらしています。
仕事でもっとも活用しているツールは、LINEです。セキュリティや個人情報保護の観点から、オープンチャットの機能を使います。管理者による設定で「検索に出さない」「パスコード入力の承認制」「退出時の検知機能」をつけています。
セキュリティへの繊細な配慮によって、現在も問題は起こっていません。また個人の特定を避けるため、顔画像のアイコンや本名は用いず、匿名に近いニックネームでやり取りしています。
ただ、相手とのやり取りが4往復以上続くようならリモート面談に切り替えたり、その相手との絆をより深めたい場合には直接会ったり、というように使い分けています。
コミュニケーションにおいては、自らが相手にあたえる印象に大きな影響を及ぼします。メッセージから受け取る相手の印象が7％なのに対し、声やトーンなどの音で伝わる印象は38％、外見など目に映るもので55％ともいわれ、勝負所ではやはり顔を合わせるに越したことはありません。
ただ、だからといって、どんな些細なことも直接会って伝えようとすると、相手の時間を奪うことにもなりかねません。私も、常にたくさんのタスクを抱えているため、メッセージで済ませられるならそれに越したことはありません。LINEなら簡単にグループ化でき、チャットのようにコミュニケーションが取れて、メールなどと比べもっとも早く仕事が進むと感じます。
メッセージを送る際、個人的に文章は短いほどいいと考えており、できるだけ短文で内容を伝えるよう意識しています。報告や連絡ならLINEで4行以上続くような長さの文章は、読んでいて要点が把握しづらいので、できる限り4行以内に納めます。そのためには、伝えるべき内容をしっかりとまとめるのが大切です。
