電話伝言メモに残すべき「4つの項目」…メモを置くなら名指し人の目につきやすい場所に【ビジネスマナー常識チェック】
前回に引き続き、名指し人が不在時の取り次ぎのマナーについて学びます。
安心感を与えるための復唱確認と名乗りの重要性について紹介されています。
そして、電話伝言メモの残し方に関する基本的な書き方や注意点も解説されています。
【それ間違いかも？ビジネスマナー常識チェック】#81
電話対応編（7）
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【名指し人が不在時の取り次ぎのマナー】について、前回までに、③「名指し人が予定時刻になっても戻ってこない場合」の応対例をみていきました。いずれの場合も、相手に余計な手間をかけさせないことがポイントでしたね。
今回はその続きです。
【名指し人が不在時の取り次ぎのマナー】
④相手に安心感を与える
名指し人が不在時の取り次ぎでは、相手に「伝言はしっかり承りました。私が責任をもって伝えますよ」と安心してもらうことも大切です。安心感を与えるポイントは2つ。「復唱確認」と「名乗り」です。詳しくみていきましょう。
＜復唱確認＞
復唱確認は、相手の話を正しく聞き取るためだけでなく、「あなたの話をしっかり聞いています」という安心感を与える効果もあります。
さらに、声に出して復唱することで、周囲の人にも会話の内容が伝わり、例えば、「〇〇は外出しており……」と話して電話を置こうとしているときに、「あ、〇〇さん戻ってきたよ」と教えてもらえたり、「その件なら、代わりに話を聞こうか」と即座に対応してもらえたりなど、周囲の人の協力を得やすくなるというメリットもあります。
＜名乗り＞
電話応対の際、はじめに自分の名前と会社名を名乗るのは基本です。名指し人が不在時の取り次ぎの際は、用件を復唱確認した後、必ず自分の名前を再度名乗りましょう。これは「確かに私が用件を承りました」という意図を伝え、相手に安心してもらうためです。
ここまで、名指し人が不在時の取り次ぎのマナーについてみてきました。
次は、電話伝言メモの残し方について説明します。
【電話伝言メモの残し方】
①「電話伝言メモ」の基本
電話伝言メモは、会社や部署によっては既にフォーマットが決まっているかもしれませんが、ここでは基本的な書き方を紹介します。
（伝言メモのサンプルを参照）
伝言メモには、「誰から」「誰へ」「いつ」「どのような用件」で電話があったのかを記し、受信者（電話を受けた人）の名前を書きます。用件は、「5W3H」に沿って簡潔にまとめましょう。
書いたメモは、名指し人の目につきやすいところに置き、書類にまぎれたり、風で飛んでいったりしないよう、テープで留めるなどの工夫をしましょう。本人が戻った際には、口頭でも伝えることを忘れずに。
（金森たかこ／マナー講師）
