仕事を超効率化する「メールボックス」の仕分け法 「うっかりさんにおすすめ！」フラグを使ったメール管理
メールボックスの効率管理についてのテクニックが紹介されています。全てのメールを保管し、不必要なメールを削除することについて議論がされています。
メールの削除作業は時間と労力を消費するため、無理に削除する必要はないと示唆されています。また、メール削除の判断に時間をかけることも無駄だと述べられています。
メールのやりとりはコミュニケーションの履歴であり、残しておくことで将来の関係構築にも役立つという視点も提示されています。
メール本文に気を使っても、メールボックスの管理がおざなりになっている人は少なくはないでしょう。そこを徹底することで周りと差がつきます。本稿は、『なぜか仕事が速い人の ずるいメール術』から一部抜粋・編集のうえ、メールボックスを効率管理するテクニックをご紹介します。
■メール削除に潜む罠
・一方的に送られてくる営業メール
・読んでいないメールマガジン
・処理が終わったメール
もしあなたがこのようなメールを定期的に削除しているのなら、ちょっと待った。それは無駄な作業です。
確かに、オフィスの書棚に書類ファイルが1000個あるよりも、100個しかない状態のほうが、管理がしやすいので、仕事の効率は上がりそうです。同じように、メールボックスをきれいな状態にしておくほうが、仕事の効率が上がる、仕事ができる人に見える。そう思うのも当然です。
しかし原則、届いたメールは全て保管しましょう。
仕事に関係ないメールであっても、削除する必要はありません。
なぜなら、メールを消すという作業でも、時間や労力を消費しているからです。
メールを「消すか、消さないか」を判断するのは、簡単ではありません。間違って大切なメールを消してしまったら、とり返しがつかなくなることもあるので、慎重に、時間をかけて考える必要があります。
それだけ時間と労力を使って、いらないメールを削除しても、新しいメールは次々と送られてきます。受信箱の上の方は、すぐに最新のメールでいっぱいになるでしょう。
あなたが削除したメールは過去のものなので、無理に削除しなくても、どっちみちすぐに後ろに追いやられて、視界には入らなくなります。
つまり、削除してもしなくても、状況は同じだったのです。
1通のメールを消す判断をするのに、仮に1秒かかっていたとします。1日50通を削除しているなら、1年間(250日労働)で1万2500秒です。これは時間に直すと、3時間半くらいになります。
ずるい人は「ちりも積もれば山となる」と考え、徹底的に意味のない行動を省きます。
それに、メールのやりとりというのは、コミュニケーションの履歴です。
そのためメールが残っていれば、10年ぶりに会った人でも、履歴をもとに、簡単に関係を再構築することができます。
