「ミスをチャンスに変える」ずるい“謝罪メール術” 仕事がデキる人は不用意にお詫びをしない
仕事のミスをチャンスに変えるメール活用術について紹介します。まずは謝罪メールの工夫や適切な言葉の使い方について述べられています。
ミスのレベルに合ったお詫び言葉を使うことの重要性や過剰な謝罪が逆効果になる可能性についても触れられています。
丁寧な謝罪のバランスやパワーバランスの崩れについて考察されており、謝ることで得るべき効果とのバランスを取るべきだと述べられています。
仕事をしているとメールを介したトラブル対応をしなければいけない場面が多々あることでしょう。本稿は、『なぜか仕事が速い人の ずるいメール術』から一部抜粋・編集のうえ、「仕事のミスをチャンスに変えるメール活用術」を紹介します。
■ずるい人の謝罪メールをマスターしよう！
仕事のちょっとしたミスは、誰にでも起こり得ることです。そのたびに、次のようなお詫びをしていたら、どうでしょうか。
「このたびは大変申し訳ございません。今後は二度とこのようなことがないように注意します」
お詫びとしては丁寧な印象を与えるかもしれません。同じ失敗を二度と繰り返さないという誓いに、誠実さも感じるでしょう。
しかし一方で「二度と」という言葉が自分へのプレッシャーにもなりそうです。
どんなに注意をしても、失敗をしてしまう可能性はあるのに、自分で言ったからには二度と同じ失敗はできない……こうしてハードルが高くなり、自分の首を絞めることになります。
それに、仮に添付ファイルをつけ忘れたぐらいでこのようなお詫びを送っていたら、相手からは「このレベルのミスで、そんな深刻なお詫びをしなくてもいいのに」と思われるかもしれません。
添付ファイルのつけ忘れといったレベルなら、以下のような言葉で十分です。
「先ほどのメールにデータを添付しておりませんでした。大変失礼しました」「添付ファイルが漏れており、失礼いたしました」
■ミスのレベルに合ったお詫び言葉を使う
またあなたは、なんでもいいからとりあえず、「あらたまった言葉で謝っておけば失礼にはならない」と考えていませんか。
小さなミスに対しても丁寧な謝罪を続けていると、相手もそれに慣れていきます。そうすると大きなミスをした際に、どんなに丁寧な謝罪をしても「いつも使っている言葉だ」と軽く受けとられてしまう危険があります。
相手に失礼のないようにと、気を遣った言葉であっても、場面と程度が合っていなければ違和感を生み、あなたの足を引っ張ることになるのです。
それに、不用意にお詫びをしすぎると、そこでパワーバランスが崩れることもあります。こちらが非を認めることで、相手が相対的に優位な立場になるのです。
これが続いたら、どうでしょうか。丁寧な対応をしようと思って謝りすぎただけなのに、相手から「仕事ができない人」というレッテルを貼られてしまうかもしれません。
