Googleカレンダーの予定をスマートに共有するには？ URLで出席者を集める方法
会議の招集に限らず、飲み会やパーティーなど、幹事はスケジュールをメンバーに伝えるのが大変な作業だ。
また、参加者もテキストベースの案内をカレンダーアプリに登録するのは面倒に感じるだろう。
そこでおすすめなのが、Googleカレンダーのイベント共有機能だ。
一般的な方法は参加者のGoogleアカウントをカレンダーに登録することだが、実はURLで予定に参加してもらえる方法もある。
まず、Googleカレンダーで、日時や場所、詳細などを入力しイベントの予定を作成する。
次に作成した予定を選択して、「リンクで招待」をクリック。するとイベントのリンクが表示されるので「リンクをコピー」をクリックする。
あとは、メールやメッセンジャーなどで参加者にコピーしたリンクを送信する。
ちなみにカレンダーや予定が非公開の設定でも、リンクを送信した場合はそのリンクから誰でも予定の詳細とゲストリストが確認できる。
幹事からリンクが送られてきた場合、クリックするとGoogleアカウントにログイン済みなら参加確認画面に切り替わる。
ログインしていないゲストやGoogleアカウントを使っていない場合でも、返信用のメールアドレスを入力して、参加可否を返信できる。
Googleアカウントに登録している場合、「参加」や「未定」で返信するとGoogleカレンダーへ予定が自動で登録される。
予定が変更になったり参加が難しくなった場合も、Googleカレンダーから連絡できる。
例えば会場が変更になった場合、Googleカレンダーの場所を入力し直すと連絡フォームがポップアップで表示され、メッセージがメールで送られる。
あとはコメントを入力して送信すれば、予定の場所が変更されたことを伝えられる。もちろんGoogleカレンダーの内容も変更されるので安心だ。
また、参加予定のゲストが「いいえ」をクリックして不参加になった場合、ホストに辞退のメールが届くので確認しやすい。
Googleカレンダーのイベント共有機能を使って、幹事の作業をスムーズにしよう。
