Windows版「Word」、「Excel」、「PowerPoint」のアクセス権管理機能が改良へ

AI要約

米MicrosoftはWindows版のMicrosoft Word、Excel、PowerPointの機密文書の権限管理を改良することを発表。

UDP機能を大幅に刷新し、わかりやすく使いやすいデザインに変更。

権限の割り当てや期限設定、組織内外のユーザー選択方法も改善されている。

Windows版「Word」、「Excel」、「PowerPoint」のアクセス権管理機能が改良へ

　米Microsoftは7月9日（現地時間）、Windows版「Microsoft Word」、「Microsoft Excel」、「Microsoft PowerPoint」の機密文書の権限管理を改良することを発表した。現在、「Microsoft 365 Insider」のv2406 (Build 17630.20000)以降でテストされている。

　「Microsoft Word」、「Microsoft Excel」、「Microsoft PowerPoint」には、ユーザー定義のアクセス許可（UDP）と呼ばれる、文書へのアクセス権限管理機能が備わっている。しかし、この機能は重い、わかりにくい、一貫性がないといったユーザーの意見が同社へ多く寄せられていたという。

　そこで、同社はUDPのデザインをFluent Design Systemに準拠させるとともに、わかりやすく、ユーザーの選択が容易にできるよう刷新する。具体的には、以下のよく使われる権限をユーザーに割り当てるだけで、アクセス権限を設定可能。

・Viewer（閲覧）：閲覧のみを許可。編集・印刷・コピーなどはできない

・Restricted Editor（制限編集）：編集は可能だが、印刷・コピーなどはできない

・Editor（編集）：編集・印刷・コピーが可能。権限の変更・削除はできない

・Owner（所有者）：権限の変更・削除を含めた操作が許可される

　さらに、アクセス権限の期限、アクセス権限請求の可否や請求先などもオプションで設定可能。

　また、アクセス権限を割り当てるユーザーを選択する際は、メールアドレスの最初の数文字を入力するだけで、組織内のユーザーが絞り込まれるため、すばやく設定できる。組織外のユーザーに権限を与える場合にはメールアドレスを直接入力が必要。このほか、「@」に続けてドメイン名を入力すれば、ドメイン単位で権限を割り当てられる。

　これらの機能は、機密ラベル機能を使用している組織では、機密ラベルで利用可能。スタンドアローンのInformation Rights Management（IRM）を使用している組織では、［ファイル］画面の［情報］－［ブックの保護］－［アクセスの制限］から利用できる。

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