Gmailでテンプレートを入力するには？ 挨拶文や企画書などを簡単に送れる時短術

挨拶の冒頭や企画書の送付など、同じ書式のメールを送ることはビジネスやプライベートでもよくある。

だが、これを毎回タイピングしていたのでは時間がもったいない。

もしGmailを使っているなら「テンプレート」機能を使えば、メールの作成時間を短縮できる。

テンプレート機能を使うには、まずメイン画面の右上にある歯車を模した設定アイコンをクリックし、さらに「すべての設定を表示」を選択する。

Gmailの設定画面に切り替わったら、「詳細」タブを選択。

詳細タブには「テンプレート」という項目があるので、「有効にする」を選択し、「変更を保存」をクリックして設定を反映させる。

次に、メール作成ボタンをクリックして新規メッセージを表示し、テンプレートとして登録したいテキストなどを入力する。

必要なテキストが入力し終えたら、新規メッセージ入力ウィンドーの右下にある三点アイコンをクリックして、「テンプレート」→「下書きをテンプレートとして保存」→「新しいテンプレートとして保存」と選択する。

すると、テンプレート名を入力するフォームが表示されるので、管理しやすい名前を入力して「保存」をクリックする。これでテンプレートの登録は完了だ。

登録したテンプレートを入力したい場合は、新規メッセージのウィンドーから右下にある三点アイコンをクリックして、「テンプレート」と選択する。

すると、先ほど登録したテンプレート名が一覧で表示されているので、クリックすると登録したテンプレートが挿入される。

注意したいのが、メールの件名にテンプレート名が自動で挿入されるので、タイトルを変更したいときは忘れないようにしよう。

テンプレートを登録しておくと、フィルター機能を使った自動返信も可能だ。

例えば、何度も同じメールアドレスから間違いメールが届く場合、まずは自動返信したいテンプレートを上記の手順で作成。

次にメイン画面の「メールを検索」フォームにあるフィルターアイコンをクリックし、フィルターの入力フォームを起動する。

次に、メールアドレスや件名、本文内に特定の文字を含むかなど、自動返信したいメールがフィルタリングされるよう必要な条件を入力して、「フィルタを作成」をクリックする。

すると、フィルタリング後の挙動が選択できるので、「テンプレートの送信」にチェックを入れて、さらにプルダウンメニューからテンプレートを選択。

あとは「フィルタを作成」をクリックすれば、以降は自動でそのテンプレートを使って自動返信してくれる。

テンプレートを駆使すれば、面倒なメール作成作業を減らせるので覚えておこう。