Google Workspace×Geminiで何が変わる？ GmailやGoogleドキュメントの“ヤバい進化”

　Geminiは、GmailやGoogleドキュメント、GoogleスライドといったほかのGoogleサービスと連携することで活用の幅が大きく広がる。では、どういった作業でGeminiを業務利用し、効率化を図っていけるのだろうか。今回は、Geminiチャットで利用できる連携機能および、Google Workspaceで試験提供されているGeminiを利用した各種機能でできることについて紹介する。

　Geminiのチャット上では、「拡張機能」を使ってGmailやドキュメントを検索・要約できる。個人向けのGeminiでは「設定」の「拡張機能」から連携を有効化することで、有料プラン・無料プランともにすでに利用が可能だ。組織向けの「Gemini Business」および「Gemini Enterprise」では、近日提供予定とされている。

　この機能の魅力は、人に質問するような感覚でファイルを探したりまとめたりできる点にある。たとえば、「2週間以内に届いた定例会議についてのメールを探して」などとチャットに打ち込めば、関連するメールとその概要がすぐに出力される。回答には参照元のメールへのリンクも表示されるので、全文を確認したい場合も簡単に元のメールを開くことができる。

　同様に、Googleドライブ内に保存したドキュメントについてもチャット上の指示で検索したり、内容の要約を出力したりできる。

　たとえば、「2024年に作成された定例会議議事録のファイルを探して、概要を教えてください」と指示すれば、対象のファイルとその概要がチャットに表示される。

　さらにその中から詳細を確認したいものについて、「2024年4月9日の議事録の内容を詳しく教えてください」といった質問をすることで、詳しい内容を確認することも可能だ。

　単独のドキュメントを要約するだけでなく、複数のファイルの内容を表にまとめる作業にも対応している。その場合は、「これまでに開催された定例会議の議事録について、開催日と参加者、および会議の内容を表にまとめてください」のように指示する。

　表形式で出力されたデータはそのままスプレッドシートに書き出すことができるので、情報の検索から要約、集約、保存まで一貫してGeminiチャット上で行えるということになる。

　もちろん、単純にメールやファイルを探すだけであれば、GmailやGoogleドライブの検索ボックスからも行える。その場合も、期間や差出人、作成者といった条件で絞り込むことが可能なので、そこまで大きな不便はない。

　ただし、通常の検索の場合、検索結果が目的に一致するものかどうかを確認するためには、都度メールやファイルを開く必要がある。従来はそれが「当たり前」のことだった。

　検索した時点でファイルの概要まで提示されるGeminiの拡張機能は、そんな当たり前の作業を不要にし、「情報を探す」という地味で面倒な作業の効率を大きく向上させてくれる。