「二代目社長の氏名と就任年月は？」…社内外から何でも聞かれる総務部。“しごでき総務”なら「答えられて当然」の情報とは？

AI要約

総務部は会社の事務業務全般を取り扱う部門であり、広範な業務分掌に対処するためには企業全体を理解することが重要。

総務部員が持つべき基礎中の基礎知識として、会社の概要、商品・サービス、歴史、ビジョンなどが挙げられる。

会社全般の理解は社内外の問い合わせに対応するためにも重要であり、総務部員はいつでも適切な情報を提供できるようにしておく必要がある。

「二代目社長の氏名と就任年月は？」…社内外から何でも聞かれる総務部。“しごでき総務”なら「答えられて当然」の情報とは？

“会社の事務業務のすべて”を取り扱う部門、「総務部」。他部門の人々はわからないことがあると何でも総務部に聞いてきますし、会社によっては、経理・労務・広報・人事・経営企画等々の専門業務をこなさなければなりません。広範囲な業務分掌に対処するには、どんな知識が必要なのでしょうか?　下條一郎氏の著書『図解でわかる総務部員の基礎知識』（日本能率協会マネジメントセンター）より一部を抜粋し、総務部員が頭に入れるべき「基礎中の基礎知識」を紹介します。

総務業務は広範多岐にわたります。そのため、1人でいくつもの業務を担当することになります。当然、それぞれの業務についての実務知識は身につけておかなければなりません。総務部員ならば、総務関連業務に関してはスペシャリストであることが求められます。

総務関連業務のスペシャリストとして果たすべき仕事をするためには、まず会社全体を理解することです。というのも、総務部は企業の総括的な調整・管理および社内サービスといった機能を有し、企業活動全体の基盤を支えているからです。したがって、全体を理解したうえで、関連業務の役割や影響等を踏まえて仕事に取り組むことで、スペシャリストとして認められるのです。そのためにも、以下の事項は総務部員の基礎中の基礎知識として持つようにします。

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(1)会社の概要:業界におけるシェア・位置づけ、資本金・売上高・従業員数、組織形態および各部門・事業所の業務内容・相関関係、関係会社、取引先・関係先とその担当部署。

(2)会社の商品・サービス:既存の商品・サービスのほか、新製品情報や特徴・価格等も理解しておく。

(3)会社の歴史:創業・創立年月日および歴代社長の氏名・在職期間等は最低限必要。社史があれば、創業から現在までの会社の功労者や特筆すべき出来事などを把握しておく。

(4)会社のビジョン:企業の中長期経営目標、年度の具体的な経営計画・事業方針等。

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こうした会社全般の理解は社員としてある程度は必要かもしれませんが、総務部としては渉外業務の一環としても重要です。総務部には社内はもちろん、社外からも様々な問い合わせが入ります。「二代目の社長の氏名と就任年月は?」「新製品について詳しく知りたい」等々。

そうしたとき、即座に答えられる、もしくは外部からの照会を担当部署に迅速に取り次ぐためにも、この内容ならどの部門の管掌業務といった基本的な事柄は頭に入れておかなくてはなりません。

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