「家族で共有のメアドを持つ」のは、こんなにメリットが！具体例3つ
家を引っ越した際、共有のメールアドレスを持つことで生じるメリットについて解説。
共有メールアドレスの利点を3つに分類して説明。
家族全員で活用する専用メールアドレスの設定方法や注意点について。
家を引っ越したときは特に、保険やローンの書類を更新したり、支払い用の新しい口座をつくったりと雑務がとめどなく発生しますが、実は家族と共有のメールアドレスが1つあるだけで、スムーズに進むことも多いんです。
そして、この種の情報は自分やパートナーの受信トレイに流し込む必要もないので、管理コストも低め。家族で共有のメールアドレスを持つメリットを解説します。
メールアドレスが1つあると、こんなにもメリットがあります。
すべてを1カ所にまとめて保管する
家のこと専用のメールアカウントを作成するのは数分で済み、その後は何年も役立ちます。一度つくるだけで、そのあとは家に関するすべての書類や連絡先を送信して保管する唯一の場所ができるのです。
家のことに関するデジタルの記録が、安全かつ簡単に整理されるうえに、3年後に業者の連絡先を見つけなければならなくなったら、どこを探せばいいのか迷わずに済みます。
家に関する情報と手段を集約する
もちろん、家族の中で誰か1人が、家に関するあらゆる情報を保存するフォルダをつくることも可能です。
しかし、人生は不確実なもの。誰か1人に情報も手段も集約していたことで、いざというときにそれらの情報にアクセスが困難な状態になれば、解決するためにはひどく手間と時間がかかることでしょう。
家族全員が平等にアクセスできる専用メールがあれば、誰か1人がログインできなくなっても、助かる方法がある、ということです。
個人の受信トレイがすっきりする
ちなみに、引っ越しが決まっている場合は、事前に新居用のメールを作成しておくと、引っ越し関連の情報を最初から個人用や仕事用のメールから切り離して適切な場所に送信できるので理想的です。
とはいえ、当面引っ越しする予定がなくても、今住んでいる家専用のメールアドレスを設定すると、個人のメールフォルダの負担が軽減され、情報を整理整頓できるのでおすすめです。
家のこと専用メールの中に文書用のフォルダをつくり、「賃貸契約」と「自宅工事」のどちらも必要な時に簡単に探せるようにしましょう。
パスワードは家族全員が同意したものにして、安全な場所に保管します。
なお、このメールアカウントは、家に関することに限定して使うようにしてください。あらゆる種類の雑多な情報の保管場所として使いはじめると、その分管理コストが発生しやすくなってしまい、ささやかながら強力な家事ハックとしての目的が失われるためです。
──2022年4月18日の記事を再編集のうえ、再掲しています。
訳：春野ユリ
