今さら聞けない「Googleフォーム」の使い方。内容を回答者にメール送信するには？
Googleフォームを使った出欠確認は便利で効率的。
テンプレートを活用して手間を省く。
送信前の設定も大切。
会社の懇親会など、イベントの幹事をしているとき、めんどうな作業のひとつが出欠確認だ。
直接メールでやりとりして、うっかり見落としなどミスがあると大変。人数が多いと管理の難易度も上がってくる。
そこでオススメなのがGoogleフォームを使った出欠確認だ。
Googleフォームは、イベントの出欠確認やアンケートなど、不特定多数の人に応えてもらう作業に最適なサービスだ。
必要な入力項目など自由に設定可能だが、一から作成するのは手間がかかるので、イベントの出欠確認利用する際は、個人用のテンプレートとして用意されている「イベント出欠確認」を使うのがオススメだ。
「イベント出欠確認」のテンプレートには、イベント名と問い合わせ先の例が記載されているほか、「参加の可否」と「名前」、「イベントをどこで知ったか」、「コメント」の入力項目が用意されている。
これにあわせて、「メールアドレス」などほかに必要な質問があれば追加し、不要な質問があれば、ゴミ箱アイコンをクリックして削除していけばいい。
質問を追加指定場合は、画面右側にある「＋」ボタンをクリック。
回答方法は「記述式」や「チェックボタン」などが用意されているので、質問の内容に合わせてカスタマイズしていこう。
質問の順番を入れ替えたい場合は、その質問のブロック上部にある6つの点が集まったアイコンをドラッグ＆ドロップすると動かせる。
質問が完成すれば、画面右上の「送信」をクリック。
ここからメールアドレスを入力して送る方法もあるが、大人数に送りたいのであれば「送信方法」にある「リンクタブ」で、URLとしてリンクをコピーし、別途メールやSNSのメッセンジャーで送るほうが早い。
なお、送信する前に「設定」タブで「回答のコピーを回答者に送信」を「リクエストされた場合」もしくは「常に表示」にしておくのがオススメ。
回答者はイベント開催まで期間が空くと、出欠確認の登録をしたかどうか忘れてしまいがちだ。
回答したか忘れてしまっても、「回答のコピーを回答者に送信」にしておくと、回答した内容が回答者のメールアドレス宛に送られているので、回答者自身が内容を確認できるようになる。
